Pengertian Tugas & Tanggung Jawab Administrasi di Perkantoran, Gudang, Keuangan, Marketing, dan Administrasi di Bank

Tugas & Tanggung Jawab Administrasi Secara Lengkap

Pengertian kerja Administrator

Seperti dikutip dari situs Wikipedia berbahasa Indonesia Administrasi adalah usaha dan kegiatan yang berkenaan dengan penyelenggaraan kebijaksanaan untuk mencapai tujuan. Administrasi dalam arti luas adalah seluruh proses kerja sama antara dua orang atau lebih dalam mencapai tujuan dengan memanfaatkan sarana prasarana tertentu secara berdaya guna dan berhasil guna. Administrasi dalam arti sempit adalah kegiatan yang meliputi: catat-mencatat, surat-menyurat, pembukuan ringan, ketik-mengetik, agenda, dan sebagainya yang bersifat teknis ketatausahaan.
Lalu apa pengertian dari tugas Admin (Administrasi). Pengertian kerja sebagai admin adalah pekerjaan dalam sebuah instansi atau perusahaan yang bersifat administratif atau bersifat teknis ketatausahaan tergantung dari perusahaan dalam bidang tertentu seperti mencakup data entry, filing, membuat pengaturan perjalanan, mengambil pemesanan, dsb. Setiap instansi atau perusahaan membutuhkan administrator yang efisien yang dapat memastikan bahwa semuanya balik layar dari sebuah perusahaan yang sukses berjalan lancar.



Tugas Staff Administrasi Secara Umum

Banyak dari kita yang inginkan pekerjaan untuk jadi Staff Administrasi, walau pekerjaan ini semakin banyak di dominasi oleh wanita akan tetapi tidak tertutup peluang untuk pria untuk menempati tempat ini, tersebut pekerjaan serta tanggung jawab Staff Administrasi.
Pekerjaan paling penting untuk seseorang staff Administrasi yakni melakukan kegiatan service kantor, penyediaan sarana serta service administrasi perkantoran, sesuai sama ketetapan yang berlaku untuk mensupport kelancaran operasional perusahaan.

Staff Administrasi

Tanggung Jawab :
Kelancaran serta keakuratan data penjualan serta data tagihan
Tugas-tugas terkait dengan :
Data Penjualan
  1. Mencatat dan memeriksa status data penjualan mana yang suadah masuk serta yang belum juga supaya mempermudah untuk menindaklanjuti kekurangannya.
  2. Menginput data penjualan sehari-hari dengan cermat benar dan juga cocok.
  3. Buat penagihan serta menindak lanjuti pengiriman data penjualan harian.
  4. Selekasnya memberikan informasi problem cacat (umpamanya masalah tehnis penginputan/computer, keterlambatan data) pada Supervisor Adm. untuk ditindaklanjuti
Check Hasil Input
  1. Memeriksa kembali tiap-tiap data yang sudah di input supaya tidak terjadi kekeliruan
  2. buat cross cek dengan customers bila temukan selisih pada harga jual di
faktur dengan data computer.
  1. buat cross cek 1 kali dalam 1 minggu dengan pihak pabrik
Laporan
  1. Buat informasi ujung bln. berupa faktur penjualan untuk diserahkan pada Supervisor Adm. sesudah dicek dengan informasi tagihan dari semasing counter.
  2. Merekap tagihan dari counter per periode.
  3. Mendistribusikan salinan faktur konsinyasi ke setiap counter.
  4. Buat informasi penjualan serta tagihan customers serta pabrik
  5. Merekap retur customers
  6. Menolong Supervisor Adm. dalam menyiapkan semua informasi yang
terkait dengan penjualan (seperti informasi penjualan barang konsinyasi, dan lain-lain)
Administrasi serta Pengarsipan
  1. Menaruh berkas data penjualan yang telah serta belum juga diolah dengan rapi dan systematis hingga mempermudah bila satu waktu juga akan di raih kembali.
  1. Merekap kebutuhan ATK serta keperluan yang lain seperti Kantong Plastik, Polybag, kardus, (brosur, POP)
  2. Memajukan keperluan ATK pada Supervisor Admin untuk diperiksa serta membuat kesepakatan dari Business Retail Section Chief.

Tugas Administrator

Tanggung jawab admin sendiri memiliki artian yang luas, namun intinya memastikan seluruh kegiatan yang bersifat administratif / ketatausahaan kantor ataupun perusahaan berjalan dengan baik dan lancar. Tugas pengurus sebagai berikut:
  • Memilah pos, surat, paket kiriman, pemesanan.
  • Menjawab dan menerima telepon, pengetikan, dokumen, surat menyurat offline ataupun online
  • Memesan persediaan media tulis kantor
  • Menyapa dan menanggapi klien
  • Membuat agenda kantor
  • Filling data entry / mengisi data entri perusahaan
  • Mengelola buku harian


Tugas Administrasi Perkantoran

Menerima Panggilan Telepon

Seorang admin kantor umumnya yang paling bertugas untuk urusan komunikasi melalui telepon, menerima dan membuat panggilan melalui telepon dari pihak luar. Di sini butuh mempunyai kemampuan komunikasi yang baik. Untuk perkantoran skala kecil menengah, umumnya ya memang wajib bertugas untuk menjawab telepon. Beda apabila untuk perusahaan skala besar, umumnya sudah terdapat divisi lain semisal Customer Service.

Menjadikan Agenda Kantor

Dari komunikasi melalui telepon, sering terdapat rekanan yang hendak jumpa dengan pimpinan perusahaan ataupun divisi lain. Nah, tugas administrasi Perkantoran juga wajib menyiapkan agenda untuk kegiatan-kegiatan semacam ini. Tapi untuk mengagendakan jadwal pertemuan, butuh adanya komunikasi dengan bagian lain supaya jadwal bisa tersusun dengan benar dan tidak bertabrakan.

Entri Data Perusahaan

Nah, yang menjadi tugas penting di setiap kantor untuk pekerjaan ini umumnya merupakan masalah entri data (rekap data). Data transaksi dari klien, data informasi konsumen dan lainnya wajib direkap. Tenang, tidak semuanya di rekap sendiri. apabila perusahaan sudah terdapat divisi lain, misal divisi gudang, umumnya tugas admin kantor cuma merekap kesimpulan yang telah diusahakan dari divisi lain.
Administrasi perkantoran wajib memiliki ketelitian yang mendalam. Data-data seperti alamat, nomor telepon, dan lainnya wajib direkap dengan terstruktur supaya mudah untuk dicarinya.

Membuat Berkas Data

Agar data-data mudah dikelola, maka butuh diusahakan pengarsipan. Ini juga yang menjadi tugas administrasi Perkantoran. Sehingga data dokumen dan apapun itu bisa terorganisir dengan baik.

Tugas Administrasi Gudang

  • Data Pemesanan Barang

Administrasi banyak bersangkutan dengan pemasok. Perjanjian produk yang returnable juga dapat  menguntungkan perusahaan dibandingkan dengan sistem beli putus.
Perjanijian ini lebih-lebih bisa sebegitu ketat, semisal wahid peritel luar negeri yang tersangkut kasus di KPPU, salah satunya karena diduga mengadakan perjanjian pada pemasok supaya harga yang masuk ke ritel tersebut wajib lebih murah dibanding ritel mana saja yang memesan barang sama dengan pemasok. Ini ialah bentuk praktek monopoli.
Hubungan dekat dengan pihak administrasi juga dijalankan dalam rangka menjalin supplier relationship management. Banyak sebab yang mempengaruhi supplier relationship management dan itu banyak menyangkut etika bisnis.
  • Data Inventory

Administrasi menjadi ujung tombak seluruh pencatatan arus muncul masuk barang, sehingga pengendalian operasional lebih dimudahkan dengan adanya ketepatan data. Bukti pencatatan barang muncul masuk tentu mempengaruhi beberapa hal berikut :
  1. Jumlah stok barang.
  2. Klaim pembayaran barang masuk dan keluar.
  3. Dasar memesan barang.
  4. Mempelajari trend sales.
Data persediaan ini menuntut ketepatan data secara real time dan bisa dipertanggungjawabkan.

Tugas Administrasi Keuangan

  • Membuat perencanaan keuangan, mulai dari perencanaan peminjaman, penerimaan, pengeluaran, dan pembayaran.
  • Menyusun informasi keuangan harian, mingguan, bulanan dan tahunan
  • Mengelola modal kas, mulai dari membuka rekening, menentukan setoran, mengerjakan kas, menangani pembayaran atas kewajiban dan menjadikan catatan transaksi kas
  • Mengelola kredit dengan mengerjakan tagihan-tagihan
  • Mengurus surat berharga, salah satunya seperti menandatangi cek
  • Bekerja sama dalam menyusun kebijakan administrasi keuangan dengan bagian lain yang terkait sesuai dengan visi dan misi perusahaan

Tugas Administrasi Marketing

  • Sales Order (SO)

Yang tersusun dari tujuan pengiriman, nama expedisi, nama barang, jumlah barang, berat barang dan jumlah total modal yang wajib dibayarkan.
  • Delivery Order (DO)

Yang isinya nyaris sama dengan SO akan tetapi tidak tercantum nilai rupiah di dalamnya. kedua slip ini (SO dan DO) ialah berkas admin marketing yang tidak diterbitkan ke pelanggan.
Selanjutnya dilakukam penginputan Nota Penjualan yang berisi nyaris sama dengan SO. terus terus meng-input Surat Jalan (SJ) dengan isian yang sama dengan DO dan Nota penjualan dan SJ inilah yang nantinya tentu dibawa oleh marketing saat pengiriman barang ke pelanggan.
Alur selanjutnya saat sampai ditempat pelanggan, marketing menyerahkan Nota Penjualan dan Surat Jalan ke pelanggan, dan pelanggan membuat pengecek-an kondisi dan jumlah barang. sesudah semua sesuai dengan yang tertera dalam kedua slip tersebut pelanggan wajib memberikan tanda tangan sebagai bukti barang sudah diterima sesuai orderan.
Faktur/invoice dicetak sesudah Nota Penjualan dan SJ kembali ke admin marketing.

  • Credit Control

Untuk membuat penagihan pembayaran dikemudian hari, tapi jika Nota Penjualan, SJ dan Invoice tersebut dibayar tunai maka alurnya merupakan menuju kasir untuk di buatkan Kas Bon bukti telah dilakukannya pembayaran dan modern dilanjutkan pada Credit Control untuk diusahakan pelunasan piutang.

Tugas Administrasi Bank

Tugas Penting dan Utama Staff Administrasi Bank

  • Melakukan kegiatan pelayanan kantor, penyediaan pelayanan dan layanan administrasi perkantoran,sesuai ketentuan yang berlaku untuk mendukung kelancaran operasional perusahaan.
  • Mengelola kas kecil dan kas besar untuk menjadikan dan menyusun data keuangan
  • Memelihara dokumen dan sistem data yang terdapat ditempat kerjanya.
  • Melakukan kegiatan administrasi seperti surat menyurat input data, rekap data, dan dokumentasi.
  • Menyusun informasi bulanan berupa informasi kegiatan dan informasi keuangan.
  • Supporting dalam kegiatan audit.

Tanggung Jawab Penting Secara Umum

  • Melakukan aktifitas persiapan ruang kerja dan peralatan kantor untuk seluruh pegawai, untuk memastikan ketersediaan ruangan kerja dan peralatan kantor untuk setiap pekerja sesuai dengan jenis pekerjaan dan jabatan.
  • Melakukan aktifitas renovasi gedung kantor/kerja, untuk memastikan semua gedung kantor selalu siap operasional.
  • Melaksanakan kegiatan surat-menyurat, dokumentasi dan pengarsipan, untuk memastikan dukungan administrasi untuk kelancaran dan kelangsungan kegiatan seluruh karyawan.
  • Membuat rencana dan mengevaluasi kerja harian dan bulanan untuk memastikan tercapainya kualitas sasaran kerja yang dipersyaratkan dan sebagai bahan informasi kepada atasan.
  • Membuat perkiraan biaya tahunan yang bersangkutan dengan kegiatan office administration, sebagai rekomendasi pembuatan aturan departemen General Affair.
  • Melaksanankan akan adanya kebutuhan dan pengadaan alat tulis kantor, peralatan kantor, peralatan kebersihan dan keamanan kantor serta layanan  fotokopi dan penjilidan.
  • Mengawasi pelaksanaan kebersihan dan kenyamanan ruang kantor dan keamanan kantor.


Tips Sukses Menjadi Staff Administrasi

Menjadi staff administrasi memang bukan pekerjaan yang mudah, harus memiliki ketelitian dan cermat ketika bekerja.Meski begitu, masih ada peluang untuk bisa sukses menjalankan profesi sebagai staff administrasi. Adapun tips suksesnya adalah sebagai berikut;

1. Menjaga Hubungan Baik dengan Sesama Rekan Kerja

Untuk bisa menjaga hubungan baik dengan rekan kerja, kunci utama yang harus dimiliki adalah skill komunikasi yang baik.Dengan skill komunikasi baik, pesan apapun yang dimaksudkan bisa tersampaikan dengan baik. Hal ini tidak berlaku bagi sesama staff saja tetapi juga bisa berlaku untuk para klien perusahaan.

2. Menjaga Kesehatan Diri Sendiri

Seperti yang diketahui bersama, pekerjaan sebagai staff administrasi cukup padat dan cukup banyak untuk dikerjakan. Apalagi memerlukan ketelitan yang mengandalkan indera penglihatan,Maka dari itu, jagalah kesehatan diri sendiri untuk bisa bekerja dengan maksimal. Jangan sampai ketika Anda sudah sakit baru merasakan pentingnya arti kesehatan.Menjalani hidup yang sehat bisa dimulai dari mengatur pola makanan yang baik, olahraga, dan istirahat yang cukup. Ingat tubuh Anda memiliki hak untuk bisa beristirahat, maka sayangilah tubuh Anda.

3. Membuat Skala Prioritas Kerja

Tugas admin memang banyak dan tidak akan ada habisnya. Pekerjaan yang banyak tersebut apabila tidak dikelola dengan baik bisa membuat pekerjaan terbengkalai dan Anda pun bisa stress.
Maka dari itu, prioritaskan pekerjaan yang sekiranya bisa dikerjakan lebih dahulu dan juga dikerjakan belakangan.Dengan begitu, Anda bisa memiliki ritme kerja yang baik dan sesuai dengan skala prioritas tersebut.

4. Bisa Mengoperasikan Aplikasi dengan Efektif

Para staff administrasi dituntut untuk bisa mengoperasikan berbagai macam aplikasi yang ada seperti word, excel, publisher, power point dan lain sebagainya.Maka dari itu, jika Anda belum bisa menggunakannya sedari sekarang bejarlah pada halinya agar bisa mengoperasikan dengan efektif.
Bila sudah memahami sistem kerjanya, pekerjaan pun akan mudah untuk dilakukan.

5. Displin Waktu

Banyaknya pekerjaan yang dilakukan, menuntut para staff adminstrasi untuk bisa displin dalam waktu.Hal tersebut bisa dimulai dari jadwal kedatangan ke kantor tepat waktu kemudian mengatur jadwal sendiri baru orang lain untuk bisa mencapai target yang telah ditentukannya.Jika hal ini tidak dilakukan, banyak pekerjaan yang tidak tercapai dengan baik dan Anda akan sulit mengejar ketinggalan tersebut.

6. Membuat Daftar Kegiatan

Bagian staff admin harus memiliki daftar list pekerjaan yang akan dilakukan setiap harinya. Karena dengan begitu, pekerjaan bisa terorganisir dengan baik dan tidak ada yang tidak terbengkalai.Kegunaan daftar kegiatan tersebut juga agar tidak ada pekerjaan yang terlewat dan bila sudah terselesaikan bisa langsung membuat daftar kegiatan lain yang bisa dikerjakan keesokan harinya.




Demikian Penjelasan Tentang Pengertian Tugas & Tanggung Jawab Administrasi di Perkantoran, Gudang, Keuangan, Marketing, dan Administrasi di Bank. Semoga Bermanfaat

Tidak ada komentar untuk "Pengertian Tugas & Tanggung Jawab Administrasi di Perkantoran, Gudang, Keuangan, Marketing, dan Administrasi di Bank"

Berlangganan via Email