Pengertian Tugas & Tanggung Jawab Administrasi di Perkantoran, Gudang, Keuangan, Marketing, dan Administrasi di Bank
Seperti dikutip dari situs Wikipedia berbahasa Indonesia Administrasi
adalah usaha dan kegiatan yang berkenaan dengan penyelenggaraan
kebijaksanaan untuk mencapai tujuan. Administrasi dalam arti luas adalah
seluruh proses kerja sama antara dua orang atau lebih dalam mencapai
tujuan dengan memanfaatkan sarana prasarana tertentu secara berdaya guna
dan berhasil guna. Administrasi dalam arti sempit adalah kegiatan yang
meliputi: catat-mencatat, surat-menyurat, pembukuan ringan,
ketik-mengetik, agenda, dan sebagainya yang bersifat teknis
ketatausahaan.
Lalu apa pengertian dari tugas Admin (Administrasi). Pengertian kerja sebagai admin adalah pekerjaan dalam sebuah instansi atau perusahaan yang bersifat administratif atau bersifat teknis ketatausahaan tergantung dari perusahaan dalam bidang tertentu seperti mencakup data entry, filing, membuat pengaturan perjalanan, mengambil pemesanan, dsb. Setiap instansi atau perusahaan membutuhkan administrator yang efisien yang dapat memastikan bahwa semuanya balik layar dari sebuah perusahaan yang sukses berjalan lancar.
Lalu apa pengertian dari tugas Admin (Administrasi). Pengertian kerja sebagai admin adalah pekerjaan dalam sebuah instansi atau perusahaan yang bersifat administratif atau bersifat teknis ketatausahaan tergantung dari perusahaan dalam bidang tertentu seperti mencakup data entry, filing, membuat pengaturan perjalanan, mengambil pemesanan, dsb. Setiap instansi atau perusahaan membutuhkan administrator yang efisien yang dapat memastikan bahwa semuanya balik layar dari sebuah perusahaan yang sukses berjalan lancar.
Tugas Staff Administrasi Secara Umum
Banyak
dari kita yang inginkan pekerjaan untuk jadi Staff Administrasi, walau
pekerjaan ini semakin banyak di dominasi oleh wanita akan tetapi tidak
tertutup peluang untuk pria untuk menempati tempat ini, tersebut
pekerjaan serta tanggung jawab Staff Administrasi.
Pekerjaan
paling penting untuk seseorang staff Administrasi yakni melakukan
kegiatan service kantor, penyediaan sarana serta service administrasi
perkantoran, sesuai sama ketetapan yang berlaku untuk mensupport
kelancaran operasional perusahaan.
Staff Administrasi
Tanggung Jawab :
Kelancaran serta keakuratan data penjualan serta data tagihan
Tugas-tugas terkait dengan :
Data Penjualan
- Mencatat dan memeriksa status data penjualan mana yang suadah masuk serta yang belum juga supaya mempermudah untuk menindaklanjuti kekurangannya.
- Menginput data penjualan sehari-hari dengan cermat benar dan juga cocok.
- Buat penagihan serta menindak lanjuti pengiriman data penjualan harian.
- Selekasnya memberikan informasi problem cacat (umpamanya masalah tehnis penginputan/computer, keterlambatan data) pada Supervisor Adm. untuk ditindaklanjuti
Check Hasil Input
- Memeriksa kembali tiap-tiap data yang sudah di input supaya tidak terjadi kekeliruan
- buat cross cek dengan customers bila temukan selisih pada harga jual di
faktur dengan data computer.
- buat cross cek 1 kali dalam 1 minggu dengan pihak pabrik
Laporan
- Buat informasi ujung bln. berupa faktur penjualan untuk diserahkan pada Supervisor Adm. sesudah dicek dengan informasi tagihan dari semasing counter.
- Merekap tagihan dari counter per periode.
- Mendistribusikan salinan faktur konsinyasi ke setiap counter.
- Buat informasi penjualan serta tagihan customers serta pabrik
- Merekap retur customers
- Menolong Supervisor Adm. dalam menyiapkan semua informasi yang
terkait dengan penjualan (seperti informasi penjualan barang konsinyasi, dan lain-lain)
Administrasi serta Pengarsipan
- Menaruh berkas data penjualan yang telah serta belum juga diolah dengan rapi dan systematis hingga mempermudah bila satu waktu juga akan di raih kembali.
- Merekap kebutuhan ATK serta keperluan yang lain seperti Kantong Plastik, Polybag, kardus, (brosur, POP)
- Memajukan keperluan ATK pada Supervisor Admin untuk diperiksa serta membuat kesepakatan dari Business Retail Section Chief.
Tugas Administrator
Tanggung
jawab admin sendiri memiliki artian yang luas, namun intinya memastikan
seluruh kegiatan yang bersifat administratif / ketatausahaan kantor
ataupun perusahaan berjalan dengan baik dan lancar. Tugas pengurus
sebagai berikut:
- Memilah pos, surat, paket kiriman, pemesanan.
- Menjawab dan menerima telepon, pengetikan, dokumen, surat menyurat offline ataupun online
- Memesan persediaan media tulis kantor
- Menyapa dan menanggapi klien
- Membuat agenda kantor
- Filling data entry / mengisi data entri perusahaan
- Mengelola buku harian
Tugas Administrasi Perkantoran
Menerima Panggilan Telepon
Seorang admin kantor umumnya yang paling bertugas untuk urusan
komunikasi melalui telepon, menerima dan membuat panggilan melalui
telepon dari pihak luar. Di sini butuh mempunyai kemampuan komunikasi
yang baik. Untuk perkantoran skala kecil menengah, umumnya ya memang
wajib bertugas untuk menjawab telepon. Beda apabila untuk perusahaan
skala besar, umumnya sudah terdapat divisi lain semisal Customer Service.
Menjadikan Agenda Kantor
Dari komunikasi melalui telepon, sering terdapat rekanan yang hendak
jumpa dengan pimpinan perusahaan ataupun divisi lain. Nah, tugas
administrasi Perkantoran juga wajib menyiapkan agenda untuk
kegiatan-kegiatan semacam ini. Tapi untuk mengagendakan jadwal
pertemuan, butuh adanya komunikasi dengan bagian lain supaya jadwal bisa
tersusun dengan benar dan tidak bertabrakan.
Entri Data Perusahaan
Nah, yang menjadi tugas penting di setiap kantor untuk pekerjaan ini
umumnya merupakan masalah entri data (rekap data). Data transaksi dari
klien, data informasi konsumen dan lainnya wajib direkap. Tenang, tidak
semuanya di rekap sendiri. apabila perusahaan sudah terdapat divisi
lain, misal divisi gudang, umumnya tugas admin kantor cuma merekap
kesimpulan yang telah diusahakan dari divisi lain.
Administrasi perkantoran wajib memiliki ketelitian yang mendalam.
Data-data seperti alamat, nomor telepon, dan lainnya wajib direkap
dengan terstruktur supaya mudah untuk dicarinya.
Membuat Berkas Data
Agar data-data mudah dikelola, maka butuh diusahakan pengarsipan. Ini
juga yang menjadi tugas administrasi Perkantoran. Sehingga data dokumen
dan apapun itu bisa terorganisir dengan baik.
Tugas Administrasi Gudang
Data Pemesanan Barang
Administrasi banyak bersangkutan dengan pemasok. Perjanjian produk yang returnable juga dapat menguntungkan perusahaan dibandingkan dengan sistem beli putus.
Perjanijian ini lebih-lebih bisa sebegitu ketat, semisal wahid
peritel luar negeri yang tersangkut kasus di KPPU, salah satunya karena
diduga mengadakan perjanjian pada pemasok supaya harga yang masuk ke
ritel tersebut wajib lebih murah dibanding ritel mana saja yang memesan
barang sama dengan pemasok. Ini ialah bentuk praktek monopoli.
Hubungan dekat dengan pihak administrasi juga dijalankan dalam rangka menjalin supplier relationship management. Banyak sebab yang mempengaruhi supplier relationship management dan itu banyak menyangkut etika bisnis.
Data Inventory
Administrasi menjadi ujung tombak seluruh pencatatan arus muncul
masuk barang, sehingga pengendalian operasional lebih dimudahkan dengan
adanya ketepatan data. Bukti pencatatan barang muncul masuk tentu
mempengaruhi beberapa hal berikut :
- Jumlah stok barang.
- Klaim pembayaran barang masuk dan keluar.
- Dasar memesan barang.
- Mempelajari trend sales.
Data persediaan ini menuntut ketepatan data secara real time dan bisa dipertanggungjawabkan.
Tugas Administrasi Keuangan
- Membuat perencanaan keuangan, mulai dari perencanaan peminjaman, penerimaan, pengeluaran, dan pembayaran.
- Menyusun informasi keuangan harian, mingguan, bulanan dan tahunan
- Mengelola modal kas, mulai dari membuka rekening, menentukan setoran, mengerjakan kas, menangani pembayaran atas kewajiban dan menjadikan catatan transaksi kas
- Mengelola kredit dengan mengerjakan tagihan-tagihan
- Mengurus surat berharga, salah satunya seperti menandatangi cek
- Bekerja sama dalam menyusun kebijakan administrasi keuangan dengan bagian lain yang terkait sesuai dengan visi dan misi perusahaan
Tugas Administrasi Marketing
Sales Order (SO)
Yang tersusun dari tujuan pengiriman, nama expedisi, nama barang,
jumlah barang, berat barang dan jumlah total modal yang wajib
dibayarkan.
Delivery Order (DO)
Yang isinya nyaris sama dengan SO akan tetapi tidak tercantum nilai
rupiah di dalamnya. kedua slip ini (SO dan DO) ialah berkas admin
marketing yang tidak diterbitkan ke pelanggan.
Selanjutnya dilakukam penginputan Nota Penjualan yang berisi nyaris
sama dengan SO. terus terus meng-input Surat Jalan (SJ) dengan isian
yang sama dengan DO dan Nota penjualan dan SJ inilah yang nantinya tentu
dibawa oleh marketing saat pengiriman barang ke pelanggan.
Alur selanjutnya saat sampai ditempat pelanggan, marketing
menyerahkan Nota Penjualan dan Surat Jalan ke pelanggan, dan pelanggan
membuat pengecek-an kondisi dan jumlah barang. sesudah semua sesuai
dengan yang tertera dalam kedua slip tersebut pelanggan wajib memberikan
tanda tangan sebagai bukti barang sudah diterima sesuai orderan.
Faktur/invoice dicetak sesudah Nota Penjualan dan SJ kembali ke admin marketing.
Credit Control
Untuk membuat penagihan pembayaran dikemudian hari, tapi jika Nota
Penjualan, SJ dan Invoice tersebut dibayar tunai maka alurnya merupakan
menuju kasir untuk di buatkan Kas Bon bukti telah dilakukannya
pembayaran dan modern dilanjutkan pada Credit Control untuk diusahakan pelunasan piutang.
Tugas Administrasi Bank
Tugas Penting dan Utama Staff Administrasi Bank
- Melakukan kegiatan pelayanan kantor, penyediaan pelayanan dan layanan administrasi perkantoran,sesuai ketentuan yang berlaku untuk mendukung kelancaran operasional perusahaan.
- Mengelola kas kecil dan kas besar untuk menjadikan dan menyusun data keuangan
- Memelihara dokumen dan sistem data yang terdapat ditempat kerjanya.
- Melakukan kegiatan administrasi seperti surat menyurat input data, rekap data, dan dokumentasi.
- Menyusun informasi bulanan berupa informasi kegiatan dan informasi keuangan.
- Supporting dalam kegiatan audit.
Tanggung Jawab Penting Secara Umum
- Melakukan aktifitas persiapan ruang kerja dan peralatan kantor untuk seluruh pegawai, untuk memastikan ketersediaan ruangan kerja dan peralatan kantor untuk setiap pekerja sesuai dengan jenis pekerjaan dan jabatan.
- Melakukan aktifitas renovasi gedung kantor/kerja, untuk memastikan semua gedung kantor selalu siap operasional.
- Melaksanakan kegiatan surat-menyurat, dokumentasi dan pengarsipan, untuk memastikan dukungan administrasi untuk kelancaran dan kelangsungan kegiatan seluruh karyawan.
- Membuat rencana dan mengevaluasi kerja harian dan bulanan untuk memastikan tercapainya kualitas sasaran kerja yang dipersyaratkan dan sebagai bahan informasi kepada atasan.
- Membuat perkiraan biaya tahunan yang bersangkutan dengan kegiatan office administration, sebagai rekomendasi pembuatan aturan departemen General Affair.
- Melaksanankan akan adanya kebutuhan dan pengadaan alat tulis kantor, peralatan kantor, peralatan kebersihan dan keamanan kantor serta layanan fotokopi dan penjilidan.
- Mengawasi pelaksanaan kebersihan dan kenyamanan ruang kantor dan keamanan kantor.
Tips Sukses Menjadi Staff Administrasi
Menjadi staff administrasi memang bukan pekerjaan yang mudah, harus memiliki ketelitian dan cermat ketika bekerja.Meski
begitu, masih ada peluang untuk bisa sukses menjalankan profesi sebagai
staff administrasi. Adapun tips suksesnya adalah sebagai berikut;
1. Menjaga Hubungan Baik dengan Sesama Rekan Kerja
Untuk bisa menjaga hubungan baik dengan rekan kerja, kunci utama yang harus dimiliki adalah skill komunikasi yang baik.Dengan
skill komunikasi baik, pesan apapun yang dimaksudkan bisa tersampaikan
dengan baik. Hal ini tidak berlaku bagi sesama staff saja tetapi juga
bisa berlaku untuk para klien perusahaan.
2. Menjaga Kesehatan Diri Sendiri
Seperti
yang diketahui bersama, pekerjaan sebagai staff administrasi cukup
padat dan cukup banyak untuk dikerjakan. Apalagi memerlukan ketelitan
yang mengandalkan indera penglihatan,Maka
dari itu, jagalah kesehatan diri sendiri untuk bisa bekerja dengan
maksimal. Jangan sampai ketika Anda sudah sakit baru merasakan
pentingnya arti kesehatan.Menjalani hidup yang sehat bisa dimulai
dari mengatur pola makanan yang baik, olahraga, dan istirahat yang
cukup. Ingat tubuh Anda memiliki hak untuk bisa beristirahat, maka
sayangilah tubuh Anda.
3. Membuat Skala Prioritas Kerja
Tugas
admin memang banyak dan tidak akan ada habisnya. Pekerjaan yang banyak
tersebut apabila tidak dikelola dengan baik bisa membuat pekerjaan
terbengkalai dan Anda pun bisa stress.
Maka dari itu, prioritaskan pekerjaan yang sekiranya bisa dikerjakan lebih dahulu dan juga dikerjakan belakangan.Dengan begitu, Anda bisa memiliki ritme kerja yang baik dan sesuai dengan skala prioritas tersebut.
4. Bisa Mengoperasikan Aplikasi dengan Efektif
Para
staff administrasi dituntut untuk bisa mengoperasikan berbagai macam
aplikasi yang ada seperti word, excel, publisher, power point dan lain
sebagainya.Maka dari itu, jika Anda belum bisa menggunakannya
sedari sekarang bejarlah pada halinya agar bisa mengoperasikan dengan
efektif.
Bila sudah memahami sistem kerjanya, pekerjaan pun akan mudah untuk dilakukan.
5. Displin Waktu
Banyaknya pekerjaan yang dilakukan, menuntut para staff adminstrasi untuk bisa displin dalam waktu.Hal
tersebut bisa dimulai dari jadwal kedatangan ke kantor tepat waktu
kemudian mengatur jadwal sendiri baru orang lain untuk bisa mencapai
target yang telah ditentukannya.Jika hal ini tidak dilakukan,
banyak pekerjaan yang tidak tercapai dengan baik dan Anda akan sulit
mengejar ketinggalan tersebut.
6. Membuat Daftar Kegiatan
Bagian
staff admin harus memiliki daftar list pekerjaan yang akan dilakukan
setiap harinya. Karena dengan begitu, pekerjaan bisa terorganisir dengan
baik dan tidak ada yang tidak terbengkalai.Kegunaan daftar
kegiatan tersebut juga agar tidak ada pekerjaan yang terlewat dan bila
sudah terselesaikan bisa langsung membuat daftar kegiatan lain yang bisa
dikerjakan keesokan harinya.
Baca Juga: Business Analyst adalah - Pengertian, Tugas dan Tanggung Jawab Business Analyst Secara Lengkap
Demikian Penjelasan Tentang Pengertian Tugas & Tanggung Jawab Administrasi di Perkantoran, Gudang, Keuangan, Marketing, dan Administrasi di Bank. Semoga Bermanfaat
Tidak ada komentar untuk "Pengertian Tugas & Tanggung Jawab Administrasi di Perkantoran, Gudang, Keuangan, Marketing, dan Administrasi di Bank"
Posting Komentar