Pengertian Sekretaris - Kualifikasi, Skill, Tugas dan Tanggung Jawab Sekretaris (Secretary) Beserta Gajinya
 |
| Tugas dan Tanggung Jawab Sekretaris Beserta Gajinya |
Sekretaris tidak sama dengan personal assistant. Sekretaris bertanggung jawab kepada perusahaan, sementara personal assistant hanya bertanggung jawab pada atasan yang mempekerjakan dirinya. Meski begitu, ada juga sekretaris yang membantu atasan mengurus hal-hal personal yang berkaitan dengan pekerjaan. Tak heran kalau pekerjaan ini memerlukan etika atau tata krama dasar dan penggunaan bahasa dengan tepat karena sekretaris adalah cerminan atasan.
Tugas pokok & Umum Sekretaris (Secretary)
- Menjawab telepon dan memberikan informasi kepada penelepon, mengambil pesan, atau pengalihan panggilan kepada individu yang tepat.
- Mengatur konferensi, pertemuan, dan pemesanan perjalanan bagi personil kantor.
- Menulis, mengetik, dan mendistribusikan catatan rapat, korespondensi rutin, dan membuat laporan.
- Menyapa pengunjung dan penelepon, menangani pertanyaan mereka, dan mengarahkan mereka ke orang yang tepat sesuai dengan kebutuhan mereka.
- Mencari dan melampirkan file yang sesuai untuk korespondensi yang membutuhkan balasan.
- Menerima pemberitaan email, materi promosi, dan informasi lainnya.
- Penjadwalan dan mengatur acara.
- Membuat salinan dari korespondensi dan barang cetakan lainnya.
- Menjadwal dan mengkonfirmasi janji dengan klien, pelanggan, atau pengawas.
- Mengumpulkan dan menyalurkan dana dari rekening kas, dan menyimpan catatan dari koleksi dan pengeluaran.
- Melakukan pencarian untuk menemukan informasi yang dibutuhkan, menggunakan sumber seperti Internet.
- Mengkoordinasikan konferensi dan pertemuan.
- Menetapkan prosedur kerja dan jadwal, dan melacak pekerjaan sehari-hari staf administrasi.
- Belajar untuk mengoperasikan teknologi baru di kantor baru untuk dikembangkan dan diimplementasikan.
- Mengelola proyek, dan memberikan kontribusi kepada panitia dan tim kerja.
- Mengoperasikan sistem surat elektronik dan mengkoordinasikan arus informasi baik secara internal maupun dengan organisasi lain.
- Mempersiapkan dan cek email.
- Memberikan layanan kepada pelanggan, seperti penempatan pesanan dan informasi account.
- Mereview atau mengulas pekerjaan staff untuk memeriksa ejaan dan tata bahasa, memastikan bahwa kebijakan format yang ditetapkan perusahaan diikuti, dan merekomendasikan revisi.
- Mengawasi staf administrasi lainnya, dan memberikan pelatihan dan orientasi staf baru.
- Mengoperasikan peralatan kantor seperti mesin fax, mesin fotokopi, dan sistem telepon, dan menggunakan komputer untuk spreadsheet, pengolah kata, manajemen database, dan aplikasi lainnya.
- Mengisi buku harian
- Mengelola database
- Perekrutan, pelatihan dan pengawasan staf junior
- Menerapkan prosedur baru dan sistem administrasi
Tugas Khusus Sekretaris (Secretary)
Tugas yang
tidak setiap hari dihadapi oleh sekretaris, hanya akan dilaksanakan
apabila ada instruksi khusus dari pimpinan. Pembaerian tugas khusus
biasaya berdasarkan unsur kepercayaan pimpinan kepada
sekretarisnya bahwa ia dianggap mampu da bisa diandalkan untuk
menyelesaikan suatu tugas tertentu. Kegiatan yang termasuk tugas
melaksanakan instruksi, antara lain :
- Mempersiapkan rapat dan membuat notulen
- Menyusun acara pertemuan bisnis serta mengatur makan siang atau makan malam pimpinan dengan realasinya.
- Ikut berperan serta dalam merumuskan masalah yang sedang dihadapi perusahaan
- Menyimpan dan menyusun surat surat yang bersifat rahasia (confidential)
- Menyiapkan perjalanan dinas pimpinan
- Menyiapkan surat-surat administrasi bisnis perusahaan
- Mendatangi atau menghubungi melalui telepon kepada perusahaan lain (relasi) untuk mencari informasi atau menyampaikan informasi
- Pemberian kado, ucapan, atau cindera mata untuk relasi pada suatu kegiatan tertentu
Tugas Kreatif Sekretaris (Secretary)
Tugas
yang tidak termasuk rutin, tetapi atas inisiatif sendiri tanpa diminta
atau tanpa diperintah oleh pimpinan, namun wajib dilaksanakan dengan
baik oleh sekretaris. Lingkup tugas kreatif tidak terbatas, asalkan
tidak menyimpang atau berseberangan dengan tugas yang akan dikerjakan
pimpinannya, antara lain :
- Mengirimkan bunga atau surat ucapan selamat kepada relasi
- Membuat atau memperbaharui compay profile
- Membuat kliping iklan, berita, atau artikel yang dibutuhkan perusahaan
- Membuat perencanaan kerja
- Mengumpulkan brosur, price list dari berbagai` macam pameran yang berguna untuk perusahaan
Tanggung Jawab Sekretaris (Secretary)
- Bertanggung jawab melakukan, membuat, memastikan dan mengatur janji maupun pertemuan secara efektif & terorganisir.
- Bertanggung jawab catatan administrasi yang efektif.
- Bertanggung jawab menegakkan persyaratan hukum yang mengatur dokumen, charity law, company law dll (jika relevan).
- Bertanggung jawab dalam komunikasi dan korespondensi
Bidang Umum Sekretaris (Secretary)
Beberapa bidang umum dimana sekretaris dibutuhkan:
- Pemerintahan baik pemerintah daerah dan nasional
- Universitas
- Rumah Sakit
- Bisnis
- Amal
- Lembaga keuangan
- Perusahaan
- Perusahaan Hukum
Syarat & Kualifikasi Sekretaris (Secretary)
Kualifikasi akademik formal tidak selalu diperlukan, itu berarti
sekretaris tidak hanya berasal dari kalangan akademik namun juga bisa
dari SMU atau Sekolah kejuruan dan biasanya SMK administrasi, akuntansi
maupun kejuruan sekretaris, meskipun untuk perusahaan besar membutuhkan
sekretaris yang kompeten dibidangnya. Beberapa kualifikasi yang
dibutuhkan oleh sekretaris profesional adalah lulusan akademi maupun
universitas jurusan bahasa Inggris, bisnis, IT, bahasa, ilmu informasi,
administrasi atau manajemen. Pengalaman kerja juga dapat membantu.
Kualifikasi serta skill yang dibutuhkan
Secara
umum, kualifikasi yang dibutuhkan untuk posisi sekretaris tidak selalu
mengharuskan kualifikasi formal/gelar akademis, tapi biasanya
membutuhkan pengalaman kerja administratif atau pun pekerjaan
‘kantoran’. Beberapa skill yang dibutuhkan untuk posisi sekretaris, antara lain:
- Komunikasi yang baik, pelayanan pelanggan dan keahlian untuk membangun hubungan;
- Kerjasama tim yang baik;
- Keahlian manajemen waktu dan organisasi;
- Memperhatikan detail atau rincian;
- Kemampuan bernegosiasi;
- Ketegasan;
- Fleksibilitas;
- Taktis, bijaksana dan diplomasi;
- Proaktif dan berinisiatif, memperkirakan apa yang perlu dilakukan dan melakukan hal tersebut;
- Kemampuan menggunakan perangkat-perangkat lunak standard seperti Microsoft Office dan mempelajari perangkat yang akan dibutuhkan di kemudian hari;
- Kemampuan menulis dan membuat laporan; dan
- Profesionalisme.
Keahlian-keahlian
yang disebutkan di atas umumnya didapatkan dengan cara bekerja paruh
waktu atau dalam waktu pendek sebagai administrator atau sekretaris
dalam agency rekrutmen.
Pengetahuan dan Keahlian
- Kemampuan komunikasi
- Kemampuan berpikir logis
- Kemampuan menganalisis
- Kemampuan administratif
- Penguasaan bahasa asing
- Penguasaan teknologi
Baca Juga:Pengertian Arkeolog Beserta Mata Kuliah Arkeologi, Tugas dan Tanggung Jawabnya Sebagai Arkeolog
Jenjang Karier
Tak
jarang orang yang berpikiran bahwa karier seorang sekretaris mentok.
Sampai kapanpun akan tetap jadi sekretaris. Padahal, sebagai sekretaris,
kamu punya banyak pengalaman dan keterampilan teknis, kamu tidak hanya
menguasai masalah klerikal saja . Seorang sekretaris juga menguasai kemampuan organizer,
humas, bahkan keuangan. Hal ini memungkinkan seorang sekretaris untuk
diberi tanggung jawab yang lebih besar. Jadi tetap ada ya potensi untuk
alih profesi.
Gaji sekretaris
Besaran gaji untuk sekretaris sangat bervariasi, tergantung dari beberapa hal.
- Tingkatan Sekretaris. Untuk jenjang tingkatan Sekretaris biasanya ada yg yunior, senior dan eksekutif. Sedangkan untuk tingkatan unit kerja ada sekretaris bagian, departmen, divisi, direksi, komisaris dan Perusahaan. Tergantung dari tingkatan yang ada di setiap Perusahaan. Persyaratan setiap jenjang ini biasanya dibedakan berdasarkan pengalaman kerja dan keahlian / ketrampilan yg dibutuhkan.
- Skala Perusahaan, dimana kita bekerja. Apakah Perusahaan Lokal, Nasional, Multi Nasional ataupun Asing.
- Jenis Perusahaan, di kelompok industri mana Perusahaan berada. Apakah industri manufacture, perdagangan, jasa, transportasi, energi, dll.
Jadi
banyak hal yg menetukan besaran gaji suatu jabatan. Biasanya data
besaran gaji bisa dilihat dr hasil survei penggajian yg dilakukan
konsultan manajemen, yg diikuti oleh perusahaan. Rata - Rata Gaji Sekertaris di indonesia Berkisaran Antara Rp 3.500.000 - Rp 6.500.000 Perkiraan penghasilan untuk level awal. Bervariasi tergantung kebijakan perusahaan dan trend industri
Penelusuran yang terkait dengan Tugas & Tanggung Jawab Sekretaris
- peran tugas dan tanggung jawab sekretaris
- tugas pokok sekretaris
- tugas dan wewenang sekretaris dalam perusahaan
- tugas kreatif sekretaris
- tugas sekretaris junior
- tugas dan tanggung jawab bendahara
- fungsi sekretaris
- pengertian sekretaris
Tidak ada komentar untuk "Pengertian Sekretaris - Kualifikasi, Skill, Tugas dan Tanggung Jawab Sekretaris (Secretary) Beserta Gajinya"
Posting Komentar